Il presente regolamento della fiera HoReCa Adria 2026 definisce i diritti dell’Espositore e gliobblighi dell’Organizzatore della fiera, i termini e i dettagli relativi alla partecipazione, nonché lelinee guida per l’allestimento dello spazio espositivo, al fine di garantire il massimo risultato perl’Espositore e il rispetto delle regole che assicurano la sicurezza dei visitatori.
I. ISCRIZIONE
1.1. Diritto di partecipazione
Hanno diritto di partecipare ed esporre alla fiera tutte le persone giuridiche e fisiche che, in baseall’accordo, abbiano effettuato il pagamento completo del noleggio dello spazio espositivo secondol’offerta ufficiale. Lo spazio espositivo si considera prenotato dopo il pagamento dell’acconto diprenotazione previsto dall’offerta ufficiale.
Sulla base della prenotazione ufficiale dello spazio, l’Organizzatore (la società Info Lab Medijid.o.o.) garantisce all’Espositore lo spazio prenotato e l’erogazione del servizio ordinato inconformità alle specifiche indicate nell’offerta. Nel caso in cui l’Organizzatore adempia soloparzialmente agli obblighi definiti dal presente Regolamento per espositori, l’Espositore ha diritto auna riduzione dell’importo totale del noleggio dello spazio, in proporzione agli obblighi nonadempiuti.
1.2. Annullamento della partecipazione
Qualora, dopo l’iscrizione, l’Espositore non sia in grado di partecipare alla fiera a causa dicircostanze impreviste, è tenuto ad annullare la partecipazione per iscritto, indicando i motividell’annullamento. A seconda del momento dell’annullamento, l’Espositore è tenuto a sostenere icosti di annullamento come segue:
• Fino a 60 giorni prima dell’inizio della fiera – l’Organizzatore trattiene il 5% dell’importo totale dell’offerta
• Da 59 a 30 giorni prima dell’inizio della fiera – l’Organizzatore trattiene il 20% dell’importo totale dell’offerta
• Da 29 giorni prima dell’inizio della fiera o successivamente – l’Organizzatore trattiene il 100% dell’importo totale dell’offerta
• Da 59 a 30 giorni prima dell’inizio della fiera – l’Organizzatore trattiene il 20% dell’importo totale dell’offerta
• Da 29 giorni prima dell’inizio della fiera o successivamente – l’Organizzatore trattiene il 100% dell’importo totale dell’offerta
II. SPAZIO ESPOSITIVO
2.1. Utilizzo dello spazio espositivo
Gli espositori e i partecipanti sono liberi di presentare prodotti e servizi giovedì 22/10 e venerdì23/10 dalle ore 10:00 alle 19:00, e sabato 24/10 dalle ore 10:00 alle 16:00.
2.2. Realizzazione dello spazio espositivo
L’Espositore allestisce il proprio spazio espositivo in conformità alle buone pratiche e alle specifiche tecniche della fiera.
Prima dell’inizio della fiera, l’Organizzatore verificherà che lo spazio espositivo e gli stand rispettino le specifiche richieste e fornirà istruzioni per eventuali correzioni durante la realizzazione e l’allestimento dello spazio espositivo; l’Espositore è tenuto a seguire tali istruzioni.
Per garantire supporto ai visitatori interessati ai prodotti dell’Espositore, l’Espositore dovrà assicurare personale disponibile per l’intera durata della fiera.
L’allestimento dello spazio espositivo è possibile da giovedì 15/10 fino a mercoledì 21/10/2026 incluso.
Lo smontaggio inizia sabato 24/10/2026 e si svolge dalle ore 16:00 alle 23:00, dopo che i visitatori hanno lasciato il padiglione fieristico; è inoltre possibile effettuare lo smontaggio domenica 25/10 dalle ore 08:00 alle 20:00 e lunedì 26/10 dalle ore 08:00 alle 16:00. Lo smontaggio prima dell’orario indicato non è consentito e l’Espositore non è autorizzato a liberare lo spazio prima della chiusura ufficiale della fiera.
Qualora l’Espositore inizi a smontare il proprio spazio espositivo prima della conclusione ufficiale della fiera, dovrà pagare una penale di mille (1.000) euro e l’attrezzatura come indicato nell’offerta, ovvero secondo il conteggio finale.
2.3. Dimensioni dello spazio espositivo
Sono disponibili spazi espositivi allestiti e non allestiti, con dimensioni standard e non standard. La dimensione minima dello spazio espositivo è di 9 m² (3 x 3 m). La scelta delle dimensioni e dei contenuti aggiuntivi dello spazio espositivo avviene in coordinamento con l’Organizzatore.
L’altezza massima delle strutture è di 4 metri. Per strutture dello stand superiori a 4 metri, l’Espositore o il suo fornitore deve presentare una dichiarazione certificata da un ingegnere qualificato relativa alla stabilità della struttura dello stand.
2.4. Attrezzature tecniche dello stand ed esecuzione dei lavori
Tutti i lavori devono essere eseguiti in conformità con le normative tecniche e gli standard croati vigenti, con le istruzioni dei produttori delle attrezzature e con le regole professionali del settore. Tutti i lavori devono essere eseguiti da personale qualificato e autorizzato dall’Organizzatore. La persona responsabile della supervisione dei lavori in fiera ha il diritto di richiedere la sostituzione del personale non idoneo, obbligando l’Espositore a provvedere in tal senso.
Qualsiasi danno causato dall’esecutore dei lavori o dall’Espositore, per negligenza, agli spazi circostanti, agli oggetti, alle infrastrutture o all’ambiente, deve essere riparato e ripristinato allo stato originario a spese dell’Espositore. Prima dell’inizio dei lavori, l’esecutore è tenuto, in conformità alle normative vigenti, a segnalare e mettere in sicurezza l’area di lavoro.
2.5. Assegnazione dello spazio espositivo
Lo spazio espositivo viene assegnato dall’Organizzatore nel modo ritenuto più appropriato, tenendoconto dell’interesse complessivo della fiera e degli Espositori.
2.6. Allestimento degli spazi espositivi non allestiti
L’Espositore è tenuto, al più tardi quarantacinque (45) giorni prima dell’apertura della fiera, a informare l’Organizzatore della società che realizzerà lo stand e a fornire all’Organizzatore i piani di costruzione dello stand. L’Espositore è l’unico responsabile del rispetto del calendario di montaggio e smontaggio dello stand da parte del fornitore. In caso di mancato rispetto del calendario, l’Organizzatore ha il diritto di addebitare all’Espositore i singoli costi sostenuti a causa della violazione del calendario.
2.7. Pulizia e manutenzione dei locali
L’Organizzatore è responsabile della pulizia di tutte le aree comuni e del pavimento degli stand. La pulizia approfondita degli stand e degli espositori è responsabilità dell’Espositore. Gli stand che distribuiscono alimenti sono responsabili della raccolta differenziata e dello smaltimento dei rifiuti ingombranti, dei residui alimentari e di rifiuti biologici simili nei contenitori situati all’esterno del padiglione, nonché della pulizia del corridoio davanti al proprio stand.
2.8. Modifica della disposizione e della disposizione degli spazi espositivi
L’Organizzatore si riserva il diritto di modificare l’aspetto dello spazio espositivo qualora lo ritenga nell’interesse della fiera, senza che l’Espositore abbia diritto ad alcun risarcimento per eventuali danni. In caso di eventi imprevisti, l’Organizzatore può modificare la disposizione degli spazi espositivi in qualsiasi momento prima dell’inizio dell’allestimento di tutti gli stand. Gli espositori non hanno diritto ad alcun risarcimento per danni causati dalla modifica della disposizione degli spazi espositivi da parte dell’Organizzatore. Non è consentito scambiare gli stand con altri espositori né cedere lo spazio espositivo a un’altra azienda.
2.9. Voci aggiuntive incluse nello spazio espositivoa
Nel prezzo dello spazio espositivo è inclusa anche l’organizzazione del networking party ufficiale nell’ambito del programma dell’evento, con consumazione di cibo e bevande inclusa.
III. MODALITÀ E CONDIZIONI DI PAGAMENTO
3.1. Pagamento e prezzo dello spazio espositivo
L’Espositore si impegna a pagare lo spazio espositivo in base all’offerta emessa. Il pagamento avviene come segue:
• 20% dell’importo totale indicato nell’offerta entro la data di scadenza. Lo spazio espositivo si considera prenotato al ricevimento di tale pagamento.
• 80% dell’importo entro il 22/09/2026, ovvero al più tardi 30 giorni prima dell’inizio della fiera. L’Espositore può pagare oltre i termini concordati esclusivamente previa autorizzazione scritta dell’Organizzatore.
Qualora l’Espositore non versi l’importo totale previsto dall’offerta entro il termine indicato, l’Organizzatore ha il diritto di annullare la partecipazione dell’Espositore alla fiera senza restituire il 20% dell’importo versato.
In caso di superamento del termine da parte dell’Espositore, saranno immediatamente intraprese tutte le misure legali per la riscossione del credito scaduto e all’Espositore saranno addebitati tutti i costi aggiuntivi.
3.2. Ordine e pagamento di attrezzature aggiuntive
Tutte le attrezzature aggiuntive dello stand possono essere ordinate presso l’Organizzatore fino a 15 giorni prima della fiera (fino al 07/10). Le attrezzature ordinate dopo il 07/10 o direttamente in loco durante il montaggio dello stand saranno fornite in base alla disponibilità e saranno addebitate secondo il listino della fiera maggiorato del 50%.
IV. FISCALIZZAZIONE
Qualora l’Espositore venda i propri prodotti in fiera, è tenuto a rispettare le normative sullafiscalizzazione e sarà responsabile nei confronti delle autorità competenti in caso di mancatorispetto delle stesse.
V. PREPARAZIONE DEGLI ALIMENTI E CONDIZIONI SANITARIE
Qualora l’Espositore desideri preparare alimenti e servire bevande e bibite nello spazio espositivo, è tenuto a richiedere un’autorizzazione scritta dell’Organizzatore e a firmare una Dichiarazione diresponsabilità.
Per la conformità sanitaria, l’Espositore è tenuto a soddisfare tutte le condizioni e ad ottenere tutta la documentazione necessaria in conformità con la legge della Repubblica di Croazia.
Per eventuali conseguenze causate ai Visitatori o a terzi che abbiano consumato alimenti, bevande o bibite, la responsabilità ricade sull’Espositore, sia che si tratti di non conformità sanitaria degli alimenti, reazioni allergiche o qualsiasi altra condizione e conseguenza.
VI. RESPONSABILITÀ E ASSICURAZIONE CONTRO I DANNI
6.1. Danni agli stand
L’assicurazione è valida durante l’orario ufficiale di apertura della fiera.
L’Organizzatore declina ogni responsabilità per danni verificatisi durante l’allestimento e la costruzione degli stand, nel corso del montaggio, dell’esposizione e dello smontaggio. L’Espositore si assume ogni responsabilità derivante dall’uso improprio delle attrezzature, dell’acqua e dell’elettricità, nonché dell’intera infrastruttura.
6.2. Danni agli espositori
L’Organizzatore si assume la responsabilità per i danni subiti dagli Espositori qualora siano il risultato di una cattiva organizzazione e di negligenza dello spazio espositivo e delle richieste valide dell’Espositore. L’Organizzatore declina ogni responsabilità per perdita, furto o distruzione delle attrezzature dell’Espositore.
VII. PARCHEGGIO
L’Organizzatore non si assume alcuna responsabilità per i veicoli parcheggiati degli Espositori in qualsiasi area nelle vicinanze dei padiglioni o altrove. Camion e tutti i tipi di veicoli di consegna utilizzati dagli Espositori per trasportare i propri espositori non possono essere parcheggiati vicino ai padiglioni durante la durata della fiera.
VIII. PUBBLICITÀ
8.1. Pubblicità dell'organizzatore
L’Organizzatore è libero di promuovere la fiera nei modi che ritiene appropriati, attraverso campagne promozionali, la pubblicazione del catalogo digitale della fiera e la promozione sui siti web della fiera.
8.2. Pubblicità per espositori
L’Espositore ha il diritto di promuovere esclusivamente i propri prodotti all’interno del proprio spazio espositivo e solo da parte della propria azienda.
All’Espositore non è consentito promuovere i propri prodotti al di fuori dello spazio espositivo affittato, né promuovere prodotti e servizi di aziende che non partecipano alla fiera.
Qualsiasi forma di promozione dell’Espositore al di fuori dello spazio espositivo deve essere approvata dall’Organizzatore. In caso contrario, all’Espositore verrà addebitata una tariffa per il noleggio di spazio aggiuntivo.
IX. ELENCO ESPOSITORI, DESCRIZIONE DELL’ATTIVITÀ E CONTATTI – CATALOGO FIERISTICO
L’Organizzatore, la società Info Lab Mediji d.o.o. (rivista Turizam Info), metterà a disposizione un catalogo espositori in formato digitale sul sito della fiera horeca-adria.com. Il catalogo fieristico contiene l’elenco di tutti gli espositori con descrizione dell’attività e contatti. La presentazione dei partecipanti nell’elenco espositori sul sito della fiera è inclusa nel prezzo della partecipazione.
NOTE AGGIUNTIVE
• All’Espositore è vietato svolgere qualsiasi propaganda politica nello spazio espositivo.
• In caso di controversia, è competente il tribunale di Rijeka.
• L’Organizzatore è libero, durante i lavori preparatori e per tutta la durata della fiera, di fotografare e registrare liberamente video e audio senza autorizzazione delle persone riprese o dell’Espositore.